Minute management #1 :
Comment bien mener un entretien annuel d'évaluation?

Checklist pour mener un entretien annuel

Enfin le mois de Mai, ce beau mois où le soleil recommence à nous réchauffer de ses premiers rayons… C’est aussi le merveilleux mois des week end prolongés à répétition où l’on s’offre des mini vacances pour reprendre le travail quelques jours avant de repartir de plus belle, s’occuper du jardin, passer quelques jours à la mer ou simplement se reposer.

Le mois de mai a cette saveur d’espoir, un mois rempli de promesses d’un bel été à venir. Oui, on aime le mois de Mai parce qu’on a le temps de faire ce qu’il nous plaît !

Mais, il y a un « mais » en Mai… C’est aussi dans bon nombre d’entreprise la période de l’ouverture du bal des entretiens annuels. Hé oui, on a beau savoir qu’ils vont revenir tous les ans, nous autres manager, semblons l’oublier jusqu’à ce fameux email du service RH qui nous rappelle qu’il faut avoir bouclé les entretiens dans, au pire 1 mois, au mieux, avant la fin de l’été, pour centraliser les vœux et préparer le plan de formation de l’année à venir.

Et là, le mois de mai devient tout d’un coup une véritable course contre la montre : en plus des jours fériés qui grèvent votre temps de travail, vous avez toutes ces heures d’entretien à mener pendant lesquels vous êtes condamné à ne faire qu’une seule chose à la fois : mener ces entretiens ; vous, les adeptes du multi tasking, vous allez souffrir !

En plus de cela, on ne va pas se mentir, vous n’êtes pas bien sûr de savoir ce qu’il faut vraiment faire. Dans beaucoup d’entreprises, on vous file la grille d’entretien (sortie d’on-ne-sait-où) vide, et il faudra l’avoir remplie avant la deadline, et « bon chance ».

Et pourtant, l’entretien annuel est un moment de management FORT que tout collaborateur attend avec un mélange d’impatience et appréhension. C’est un moment privilégié où un manager peut en apprendre tellement sur son collaborateur, relancer sa motivation, lui donner de la reconnaissance et lancer de nouveaux projets.

Voici quelques conseils pour faire de l’entretien annuel un véritable moment de management plutôt qu’une formalité obligatoire :

Organisez-vous !

Facile à dire, hein ?!  Et pourtant, si vous faites de l’entretien annuel un véritable rendez-vous que vous aurez planifié (longtemps) à l’avance, vous rendrez le temps dédié qualitatif et constructif.

Non, un entretien annuel ne se réalise pas sur un coin de table entre 2 réunions, même s’il est positif !

Vous devez absolument vous assurer d’être au calme, dans une pièce qui permet la confidentialité (vous aimeriez, vous, que vos collègues puissent potentiellement entendre votre demande d’augmentation ?).

Laissez votre téléphone à l’accueil, à un collègue, votre N+1, qui vous voudrez mais laissez votre téléphone LOIN DE VOUS et assurez-vous de ne pas être dérangé !

Message de prévention contre la migraine : Mener un entretien annuel demande énormément de concentration et d’énergie, donc il est essentiel de vous préserver afin d’être pleinement disponible lors des entretiens. Ainsi je vous conseille de ne pas vous planifier plus d’un ou 2 entretiens annuels par jour.

 Commencez par vous taire !

J’aime bien l’idée que les entretiens annuels commencent par un bilan de l’année de la part du collaborateur. Quand on y pense, combien de fois dans l’année laisse t-on vraiment le temps aux collaborateurs de s’exprimer sur leurs ressentis, leurs besoins, sans interruption en étant vraiment complètement présent, disponible et à l’écoute ? C’est plutôt rare, non ?

Donc, chers managers, apprenez à développer votre écoute active. L’écoute active c’est déjà savoir écouter sans intervenir, sans couper la parole, sans réagir si ce n’est pour manifester son écoute (petits hochements de tête, sourires, regards… oui, oui on peut manifester son écoute).

L’écoute active c’est aussi reformuler. La reformulation est un outil puissant de communication. Elle répond à différents objectifs selon le contexte : manifester son intérêt et son écoute, s’assurer que ‘l’on a bien compris le message de son interlocuteur, faire préciser éventuellement le sens de son propos. La reformulation nourrit le fil de la conversation.

La reformulation fait partie intégrante de la communication quotidienne, nous la pratiquons de manière quasi inconsciente, sachez toutefois qu’il existe plusieurs méthodes de reformulation :


– L’écho : il s’agit de répéter mot pour mot les propos de son interlocuteur en reprenant un bout de phrase, soit à l’affirmatif ou l’interrogatif.


– Miroir ou reflet : reformuler les propos de son interlocuteur mais avec ses propres mots pour s’assurer que l’on a bien compris


– Résumé : réaliser une synthèse de ce qui a été dit pour recentrer son interlocuteur et garder le fil conducteur de la conversation

Ecouter, c’est aussi manifester sa bienveillance et son acceptation. Mordez-vous la langue si votre collaborateur tient ce genre de propos qui peut avoir le don de vous exaspérer. Si certains propos ou certaines plaintes ne vous semblent pas forcément légitimes, vous le reprendrez plus tard, mais pendant la phase bilan, cherchez à comprendre plutôt qu’à défendre.

Soyez juste !

L’entretien annuel, comme son nom l’indique a lieu une seule fois dans l’année (bien vu Sherlock !). En tant qu’évaluateur, je vous présente votre pire ennemi : l’heuristique en disponibilité

Cette notion décrit le biais cognitif qui veut que l’on va raisonner autour d’informations qui sont directement disponibles en mémoire. En d’autres termes et dans une logique de simplification maximale, votre cerveau est fainéant et va utiliser les informations qu’il a sous la main pour émettre un jugement ou élaborer des solutions.

Qu’on ait été enfant il y a plus ou moins longtemps, on se souvient tous de ces mois de décembre où l’on se transformait en petits anges exemplaires, nos devoirs faits, chambre rangées et caprices étouffés, nous abordions dans la plus grande sagesse l’approche de la visite du père noël.

Ce que nous ignorions, petits voyous manipulateurs que nous étions, c’est que l’on comptait sur l’heuristique de disponibilité du père noël, pour nous permettre d’engranger un maximum de cadeaux. Et la plupart du temps, ça marchait !

Alors, ne soyez pas comme le père noël… Prenez des notes, soyez rigoureux dans l’évaluation de vos collaborateurs et illustrez-là toujours, toujours de faits concrets !

Allez vers l’action !

NON, un entretien annuel n’est pas qu’un entretien d’évaluation ! C’est aussi et surtout un entretien de (re)motivation et de (re)mise en actions.

Pour cela, prévoyez un temps de définition d’objectifs pour l’année à venir.

Il va sans dire que dans une logique de management participatif et d’engagement de vos collaborateurs, il est essentiel de co-construire leurs objectifs et non de leur imposer. Cela sonne comme une évidence, et pourtant… Si l’on n’est pas à l’aise avec la méthode de fixation des objectifs, on peut très vite être  tenté de les définir à l’avance pour ne pas être dépourvu au moment de l’entretien.

Donc,

conseil n°1 : familiarisez-vous avec la méthode SMART (dont je vais vous parler juste après)

Conseil n°2 : Commencez par demander à votre collaborateur à quels objectifs il a pensé, et s’il n’a pas d’idées, suggérez, proposez, interrogez mais n’imposez pas !

Revenons à la méthode SMART. Il s’agit de définir les objectifs selon 5 critères :

Spécifique : l’objectif doit être précis. Exit les « améliorer », « progresser », « poursuivre »… oubliez les idées vagues et allez vers des objectifs que l’on va pouvoir évaluer concrètement dans un an.

Mesurable : Dans la même lignée, vos objectifs doivent être quantifiables, en chiffre ou grâce à des indicateurs de réussite.

Atteignable : Au risque de décevoir les adeptes du « challengeant », il va falloir prendre la mesure de ce qui est possible et arrêter de demander la lune à vos
collaborateurs, vous les découragez ! La bonne astuce pour s’assurer qu’un objectif est atteignable : en discuter avec la personne concernée (oui, c’est aussi bête que ça, et non, les gens ne sont pas tous des flemmards qui cherchent à en faire le moins possible !)

Réaliste : Ce critère pourrait rejoindre la notion d’atteignable mais la question à se poser est aussi autour du principe de réalisme pour l’employeur. Est-ce pertinent par rapport à l’activité, aux projets de l’entreprise ? Dispose-t-on des moyens nécessaires à l’atteinte de cet objectif. En d’autres termes, on ne fixe pas des objectifs, juste pour faire plaisir.

Temporel : Un objectif doit avoir un début et une fin dans le temps. Sinon c’est une mission qui s’intègre à la fiche de poste.

Donnez-vous les moyens !

Le voici, le voilà… Le fameux moment où votre collaborateur, va tenter maladroitement, souvent avec beaucoup de gêne, de demander une augmentation… La plupart du temps, le manager semble tout aussi gêné avec le sujet et est parfois pris au dépourvu.

N’espérez pas y échapper, l’entretien annuel c’est LE moment préféré des salariés pour demander une révision de leur rémunération. Et franchement, quelle bonne occasion pour eux ! Comme vu précédemment, l’entretien annuel est un des rares moment de vrai échange entre le salarié et son manager, donc il en profite !

Ayez donc en tête ce qui est possible ou pas en termes de rémunération avant l’entretien car je sujet va tomber dans 90% des entretiens annuels.

Mais ne vous contentez pas que de ça ! Réfléchissez aussi à d’autres moyens que vous pourriez mettre en œuvre pour motiver/engager vos collaborateurs : formation, coaching, télétravail, aménagement du temps de travail, aménagement du poste de travail, tutorat… Soyez créatifs, adaptable et sortez de la rigidité traditionnelle du monde du travail pour proposer un véritable espace de qualité de vie au travail.

En conclusion, vous l’aurez compris, mener un entretien annuel requiert à la fois préparation, méthodologie et qualités relationnelles. C’est un moment crucial de management opérationnel et malheureusement les programmes de formation initiales des managers n’abordent que trop peu le sujet et souvent de manière peu concrète. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à solliciter une formation en management sur le sujet des entretiens annuels pour savoir rebooster ses équipes jusqu’à l’année prochaine 😉

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